Hầu hết chúng ta, ít nhất một lần nào đó, cảm thấy hối tiếc về lượng thời gian chúng ta dành để lướt Facebook hoặc làm mới Instagram, để xem mình đã nhận được bao nhiêu lượt thích về dòng trạng thái, vừa đăng trong 60 giây qua.

Trong khi thời gian đó, chúng ta có thể dành để làm việc nhằm hướng tới mục tiêu và thành tựu của chính mình. Hiểu rõ về tài nguyên này (thời gian) sẽ cho phép bạn nắm vững nó và hoàn thành nhiều việc hơn trong cùng một thời gian ngắn. Không chỉ vậy, nó còn cải thiện các khía cạnh khác trong cuộc sống của chúng ta.

Chúng ta phải hiểu rằng: Thời gian chỉ đơn giản là trôi qua. Bạn không thể dừng, hoặc thay đổi thời gian tùy theo ý muốn của mình. Những gì bạn cần phải làm khi quản lý thời gian là thực sự quản lý bản thân và cách tiếp cận mọi thứ bạn làm.

7 mẹo để quản lý thời gian tốt hơn sau đây, sẽ giúp bạn không đặt mình trong cảm giác hối tiếc lỡ làng công việc vì thời gian quá ngắn.

1. Đặt mục tiêu

Mẹo đầu tiên cho quản lý thời gian là đặt mục tiêu. Đặt mục tiêu là rất quan trọng để lập kế hoạch cho khoảng thời gian nhất định (ngày, tuần,…) của bạn.

Bằng cách đặt mục tiêu, bạn có thể tạo ra các cách tiếp cận, làm việc phù hợp. Biết được mục tiêu của mình, có thể giúp bạn tối đa hóa năng suất, giúp bạn làm được nhiều việc nhất có thể trong 24 giờ.

Ngoài ra, sau mỗi mục tiêu mà bạn đạt được, bạn có thể tự thưởng cho mình. Phần thưởng này có thể là ly nước cam, ly cà phê hoặc khoảng thời gian ngắn mà bạn không làm gì, thư giãn hoặc xem một đoạn video ngắn.

2. Đặt đúng các ưu tiên

Mẹo thứ hai để quản lý thời gian tốt hơn là biết sắp xếp ưu tiên các công việc của bạn. Đôi khi bạn không thể làm mọi thứ, hoặc bạn không có đủ thời gian để làm việc đó. Đó là lý do quan trọng tại sao phải đặt đúng các ưu tiên.

Một cách hiệu quả để làm điều này là chia chúng thành các loại ưu tiên sau:

- Các công việc quan trọng và khẩn cấp cần được thực hiện ngay.

- Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, bạn có thể quyết định thời điểm thực hiện chúng nhưng không phải đặt trước danh mục đầu tiên.

- Các công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, cần được hoàn thành càng sớm, càng tốt nhưng khi hoàn thành chúng không có giá trị lâu dài nào.

- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Những nhiệm vụ này thường là các hoạt động giải trí hoặc những việc bạn không thực sự cần làm, bạn chỉ muốn làm.

Biết cách sắp đặt các công việc ưu tiên, sẽ giúp bạn nhìn rõ hơn và biết công việc nào cần được giải quyết trước.

3. Học cách phối hợp

Mục tiêu của bạn là làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, phải không? Vì vậy, mẹo thứ ba là học cách phối hợp. Bởi vì bạn không thể kéo dài thời gian hoặc có thêm giờ trong một ngày.

Phối hợp có nghĩa là để người khác đảm nhận trách nhiệm của bạn và tin tưởng kết quả đó là kết quả mong muốn.

Tùy thuộc môi trường, tình huống, hoàn cảnh, loại trách nhiệm… mà bạn đang giải quyết, bạn có thể phối hợp để giải quyết công việc. Chẳng hạn, giao những việc nhỏ cho nhân viên (nếu bạn là sếp), nhờ đồng nghiệp hỗ trợ (nếu làm việc cùng nhau), thuê ai đó giúp việc nhà (nếu bạn có nhu cầu)…

Điều này đòi hỏi một chút đầu óc tổ chức từ phía bạn và tìm đúng người mà bạn có thể tin tưởng.

4. Bắt đầu với các chỉnh sửa nhỏ trong lịch trình của bạn

Bạn không cần phải thay đổi mọi thứ trong cuộc sống của mình cùng một lúc. Chỉ cần một chút điều chỉnh nhỏ để phù hợp với một kế hoạch quản lý thời gian cụ thể.

Chỉ là một chút gì đó đơn giản thôi, chẳng hạn như, thức dậy sớm hơn 10 phút vào mỗi buổi sáng, cắt giảm 20 phút lướt trang mạng xã hội hằng ngày,…

Cũng tương đương với khoảng thời gian này, bạn có thể dành cho mình 30 phút mỗi ngày để đọc thêm những điều bạn quan tâm hoặc thực hành một kỹ năng mà bạn đang theo đuổi.

Nghe có vẻ không nhiều nhưng 30 phút mỗi ngày có nghĩa là 3 giờ 30 phút mỗi tuần. Khoảng thời gian có thể giúp bạn hoàn thành tốt hơn những công việc hữu ích khác.

5. Đặt thời hạn rõ ràng

Mẹo thứ năm của quản lý thời gian là đặt thời hạn rõ ràng.

- Bạn có bao nhiêu thời gian để hoàn thành bài tập của mình?

- Khi nào bạn cần hoàn thành công việc của mình?

Nếu bạn không biết những điều này, bạn có thể khó theo dõi thời gian của mình. Sẽ dễ dàng hơn để làm mọi thứ và làm đúng giờ nếu bạn đặt thời hạn rõ ràng cho mọi công việc.

Bạn có thể đánh dấu thời hạn trong danh sách công việc. Lịch trình kế hoạch thực sự hữu ích và quan trọng nếu bạn đang cố gắng quản lý thời gian của mình tốt hơn.

Cho dù bạn sử dụng một tờ giấy thông thường hay một ứng dụng, lịch trình có thể giúp bạn biết những gì bạn phải làm với ai và khi nào.

6. Lên kế hoạch trước cho bữa ăn của bạn

Mẹo thứ sáu để quản lý thời gian của bạn tốt hơn là lập kế hoạch trước các bữa ăn của bạn.

Việc ăn uống chiếm nhiều thời gian của bạn, lên đến hơn 1 giờ mỗi ngày. Việc suy nghĩ quyết định ăn gì, ăn ở đâu lại càng mất nhiều thời gian hơn. Bữa sáng ăn gì, bữa trưa ăn gì, bữa chiều ăn gì… thực sự bài toán đối với dân văn phòng, hoặc các bà nội trợ.

Nếu bạn thích đồ ăn nấu tại nhà, hãy dành thời giờ vào mỗi buổi tối để nấu hoặc chuẩn bị bữa ăn trước, vận động vẫn tốt hơn nằm chơi game.

Nếu bạn định mua đồ ăn mang đi, hãy nhớ viết trước danh sách các nhà hàng, quán ăn mà bạn định gọi và cố gắng chọn món ăn trước.

Một mẹo nhỏ để thu hẹp các lựa chọn của bạn là chọn các ngày theo chủ đề thực phẩm. Ví dụ như, thứ Hai ăn cá, thứ Ba ăn trứng, thứ Tư ăn thịt gà… Điều này cũng sẽ mất một khoảng thời gian ban đầu thiết lập và bạn phải biết linh hoạt. Nhưng nó có giá trị thời gian về lâu dài.

7. Nói không với đa nhiệm

Khái niệm đa nhiệm dùng để chỉ một người giải quyết nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

Bất chấp những gì bạn có thể nghĩ, đa nhiệm không hiệu quả và không tiết kiệm thời gian của bạn. Ngược lại, đa nhiệm sẽ khiến bạn hoàn thành các công việc với chất lượng thấp và thực sự sẽ khiến bạn làm việc chậm lại. Bạn cũng có thể bỏ lỡ một số chi tiết quan trọng.

Khi bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ, sự chú ý bạn được phân chia giữa hai hoặc nhiều nhiệm vụ khiến não bộ của bạn chuyển đổi nhanh giữa chúng, thay vì chỉ tập trung vào một nhiệm vụ để hoàn thành nó nhanh nhất có thể.

Bạn sẽ mất vài phút để chuyển đổi giữa các bài tập và bắt đầu tập trung trở lại. Hơn nữa, đa nhiệm có thể lấy đi khả năng tư duy sáng tạo của bạn vì nó chiếm rất nhiều bộ nhớ tạm thời của bạn. Vì vậy, hãy cẩn thận khi bạn làm điều đó.