Hầu hết chúng ta, ít nhất một lần nào đó, cảm thấy hối tiếc về thời gian dành để lướt Facebook hoặc làm mới Instagram, xem mình đã nhận được bao nhiêu lượt thích về dòng trạng thái vừa đăng lên.
Trong khi thời gian đó, bạn có thể làm được những việc nhằm hướng tới mục tiêu của chính mình. Hiểu rõ về thời gian sẽ cho phép bạn nắm vững nó và hoàn thành nhiều việc hơn trong một thời gian nhất định. Không chỉ vậy, nó còn cải thiện các khía cạnh khác trong cuộc sống của bạn.
Bạn phải hiểu rằng, thời gian luôn trôi qua. Bạn không thể dừng, hoặc thay đổi thời gian theo ý muốn của mình. Những gì bạn cần phải làm khi quản lý thời gian là quản lý cách làm việc của bản thân và cách tiếp cận mọi thứ bạn làm.
7 mẹo sau đây để quản lý thời gian tốt hơn, giúp bạn không đặt mình trong cảm giác lỡ làng công việc vì thời gian quá ngắn.
1. Đặt mục tiêu
Mẹo đầu tiên cho quản lý thời gian là đặt mục tiêu. Bằng cách đặt mục tiêu công việc trong khoảng thời gian nhất định (ngày, tuần,…), bạn có thể tạo ra cách tiếp cận, làm việc phù hợp. Biết được mục tiêu của mình, có thể giúp bạn tối đa hóa năng suất, làm được nhiều việc nhất có thể trong 24 giờ.
Ngoài ra, sau mỗi mục tiêu đạt được, bạn có thể tự thưởng cho mình. Phần thưởng này có thể là ly nước cam, ly cà phê hoặc khoảng thời gian ngắn mà bạn thư giãn hoặc xem một đoạn video ngắn.
2. Đặt đúng các ưu tiên
Mẹo thứ hai để quản lý thời gian tốt hơn là sắp xếp các công việc ưu tiên. Đôi khi bạn không thể làm mọi việc kịp thời gian, hoặc không đủ thời gian để làm một việc nào đó. Đó là lý do quan trọng tại sao phải đặt đúng các ưu tiên. Một cách hiệu quả để làm điều này là chia chúng thành các loại ưu tiên sau:
- Công việc quan trọng và khẩn cấp cần được thực hiện ngay.
- Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, bạn có thể quyết định thời điểm thực hiện nhưng không phải đặt trước danh mục đầu tiên.
- Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, cần được hoàn thành càng sớm, càng tốt nhưng khi hoàn thành chúng không có giá trị lâu dài nào.
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Những nhiệm vụ này thường là các hoạt động giải trí hoặc những việc bạn không thực sự cần làm.
Biết cách sắp đặt các công việc ưu tiên, sẽ giúp bạn biết rõ công việc nào cần được giải quyết trước.
3. Biết cách phối hợp
Mẹo thứ ba là biết cách phối hợp. Bởi vì bạn không thể kéo dài thời gian hoặc có thêm giờ trong một ngày. Phối hợp có nghĩa là để người khác đảm nhận trách nhiệm của bạn và tin tưởng kết quả đó là kết quả mong muốn.
Tùy thuộc môi trường, tình huống, hoàn cảnh, loại trách nhiệm…, bạn có thể phối hợp để giải quyết công việc. Chẳng hạn, giao những việc nhỏ cho nhân viên (nếu bạn là sếp), nhờ đồng nghiệp hỗ trợ (nếu làm việc cùng nhau), thuê người giúp việc nhà (nếu bạn có nhu cầu)… Điều này đòi hỏi một chút đầu óc tổ chức từ phía bạn và tìm đúng người mà bạn có thể tin tưởng.
4. Điều chỉnh nhỏ về lịch trình
Bạn không cần phải thay đổi mọi thứ trong cuộc sống của mình cùng một lúc. Chỉ cần một chút điều chỉnh nhỏ để phù hợp với kế hoạch thời gian cụ thể. Chỉ là một chút gì đó đơn giản, chẳng hạn như, thức dậy sớm hơn 10 phút vào mỗi buổi sáng, cắt giảm 20 phút lướt trang mạng xã hội hằng ngày,…
Cũng tương đương với khoảng thời gian này, bạn có thể dành 30 phút mỗi ngày để đọc thêm những điều bạn quan tâm hoặc thực hành một kỹ năng mà bạn đang theo đuổi. Nghe có vẻ không nhiều nhưng 30 phút mỗi ngày, có nghĩa là 3 giờ 30 phút mỗi tuần. Khoảng thời gian có thể giúp bạn hoàn thành tốt hơn những công việc hữu ích khác.
5. Đặt thời hạn rõ ràng
Mẹo thứ năm của quản lý thời gian là đặt thời hạn rõ ràng. Chẳng hạn, bạn có bao nhiêu thời gian để hoàn thành bài tập? Khi nào bạn cần hoàn thành công việc?
Bạn sẽ làm mọi thứ dễ dàng hơn và làm đúng giờ nếu bạn đặt thời hạn rõ ràng cho mọi công việc. Bạn có thể đánh dấu thời hạn trong danh sách công việc. Cho dù bạn sử dụng một tờ giấy thông thường hay một ứng dụng, lịch trình có thể giúp bạn biết những gì bạn phải làm với ai và khi nào phải hoàn thành.
6. Lên kế hoạch trước cho bữa ăn của bạn
Việc ăn uống chiếm nhiều thời gian, lên đến hơn 1 giờ mỗi ngày. Việc suy nghĩ quyết định ăn gì, ăn ở đâu càng mất nhiều thời gian hơn. Bữa sáng ăn gì, bữa trưa ăn gì, bữa chiều ăn gì… thực sự bài toán đối với dân văn phòng, hoặc các bà nội trợ.
Nếu bạn thích đồ ăn nấu tại nhà, hãy dành thời giờ vào mỗi buổi tối để nấu hoặc chuẩn bị bữa ăn trước, vận động vẫn tốt hơn nằm chơi game. Nếu bạn định mua đồ ăn mang đi, hãy nhớ viết trước danh sách các nhà hàng, quán ăn mà bạn định gọi và cố gắng chọn món ăn trước.
7. Nói không với đa nhiệm
Khái niệm đa nhiệm dùng để chỉ một người giải quyết nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Bất chấp những gì bạn có thể nghĩ, đa nhiệm không hiệu quả và không tiết kiệm thời gian của bạn. Ngược lại, đa nhiệm sẽ khiến bạn hoàn thành các công việc với chất lượng thấp và thực sự khiến bạn làm việc chậm lại.
Khi bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ, sự chú ý bạn được phân chia giữa hai hoặc nhiều nhiệm vụ khiến não bộ của bạn chuyển đổi nhanh giữa chúng, thay vì chỉ tập trung vào một nhiệm vụ để hoàn thành nhanh nhất có thể.
Bạn sẽ mất vài phút để chuyển đổi giữa các bài tập và bắt đầu tập trung trở lại. Hơn nữa, đa nhiệm có thể lấy đi khả năng tư duy sáng tạo của bạn vì nó chiếm rất nhiều bộ nhớ tạm thời của bạn. Vì vậy, hãy cẩn thận khi bạn làm điều đó.
