Việc sắp xếp thời gian không hề dễ dàng chút nào, không phải ai cũng sắp xếp được thời gian hợp lý để hoàn thành tốt mọi công việc. Dù có kế hoạch trước nhưng trên thực tế, công việc của bạn thường bị xáo trộn, cản trở bạn hoàn thành mục tiêu quan trọng.

Nếu bạn lo lắng về vấn đề quản lý thời gian, quy tắc 40 - 30 - 20 - 10 sẽ là khuôn mẫu giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý, khoa học.

Sắp xếp thời gian cho một ngày

Mỗi ngày chỉ có 24h để bạn hoàn thành tất cả công việc và nhu cầu cá nhân. Vì vậy, bạn phải làm sao phân bổ thời gian hợp lý, vừa đảm bảo hoàn thành công việc mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng, đảm bảo sức khỏe.

Với quy tắc 40 - 30 - 20 - 10, bạn nên phân phối thời gian như sau:

- 40% thời gian trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc, chuẩn bị các kế hoạch.

- 30% thời gian trong ngày là 7,2 giờ để ngủ và phục hồi sức khỏe.

- 20% thời gian trong ngày là 4,8 giờ để chăm sóc các mối quan hệ gia đình, người thân, xã hội.

- 10% thời gian trong ngày là 2,4 giờ để chăm sóc bản thân và các nhu cầu cá nhân.

Sắp xếp thời gian cho công việc

Với quy tắc 40 - 30 - 20 - 10, bạn nên phân phối thời gian cho công việc như sau:

- 40% thời gian dành cho việc ưu tiên nhất.

- 30% thời gian dành cho việc ưu tiên thứ hai.

- 20% thời gian dành cho việc ưu tiên thứ ba.

- 10% thời gian dành cho các việc ít ưu tiên hơn.

Theo đó, bạn sẽ có một lựa chọn rất hợp lý: Tập trung vào ba ưu tiên hàng đầu và dành chút thời gian để làm những việc khác không tốn quá nhiều thời gian. Công việc ưu tiên hàng đầu có ảnh hưởng lớn hơn nhiều so với những việc khác bạn đang làm, theo đó, kết quả công việc của bạn sẽ hiệu quả hơn.

Nếu bạn sắp xếp dành 90% thời gian cho ba ưu tiên hàng đầu, bạn chỉ có thể dành 10% thời gian cho mọi thứ khác, ít quan trọng, ít ưu tiên hơn. Nếu bạn làm việc 10 giờ một ngày, 10% sẽ là 1 giờ. Điều đó có nghĩa là bạn phải giải quyết các ưu tiên từ số 4 đến 10…, trong một giờ mỗi ngày. Bạn vẫn có thể làm được điều này nếu biết cách phân phối thời gian công việc hợp lý. Bằng không, bạn phải tập trung trong công việc, tránh những xao nhãng vô bổ.

Tóm lại, quy tắc quản lý thời gian 40 - 30 - 20 - 10 là bạn nên dành thời gian tập trung hơn vào những gì quan trọng nhất và bớt thời gian cho những gì chưa quan trọng, cần thiết.