Việc sắp xếp thời gian không hề dễ dàng chút nào, không phải ai cũng sắp xếp được thời gian hợp lý để hoàn thành tốt mọi công việc. Dù có kế hoạch trước nhưng trên thực tế, công việc của bạn thường bị xáo trộn lẫn nhau, cản trở bạn hoàn thành mục tiêu quan trọng.

Nếu bạn lo lắng về vấn đề quản lý thời gian, quy tắc 40-30-20-10 sẽ là khuôn mẫu giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý, khoa học.

Sắp xếp thời gian cho một ngày

Mỗi ngày chỉ có 24h để bạn hoàn thành tất cả công việc và nhu cầu cá nhân. Vì vậy, bạn phải làm sao để phân bổ thời gian hợp lý, vừa đảm bảo hoàn thành tốt công việc mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng, đảm bảo sức khỏe.

Với quy tắc 40-30-20-10, bạn nên phân phối thời gian như sau:

- 40% thời gian trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc, chuẩn bị các kế hoạch.

- 30% thời gian trong ngày là 7,2 giờ để ngủ và phục hồi sức khỏe.

- 20% thời gian trong ngày là 4,8 giờ để chăm sóc các mối quan hệ gia đình, người thân, xã hội.

- 10% thời gian trong ngày là 2,4 giờ để chăm sóc bản thân và các nhu cầu cá nhân.

Sắp xếp thời gian cho công việc

Với quy tắc 40-30-20-10, bạn nên phân phối thời gian cho công việc như sau:

- 40% thời gian dành cho việc ưu tiên nhất.

- 30% thời gian dành cho việc ưu tiên thứ hai.

- 20% thời gian dành cho việc ưu tiên thứ ba.

- 10% thời gian làm mọi thứ kết hợp, ít ưu tiên hơn.

Theo đó, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất mà rất hợp lý: Tập trung vào ba ưu tiên hàng đầu, ưu tiên làm lần lượt ba việc này và dành chút thời gian để làm những việc khác nhưng không tốn quá nhiều thời gian.

Nhìn vào quy tắc 40-30-20-10, cho thấy bạn nên sử dụng gấp đôi thời gian để giải quyết vấn đề ưu tiên số một so với vấn đề ưu tiên số ba. Công việc ưu tiên hàng đầu của bạn sẽ có ảnh hưởng lớn hơn nhiều so với những việc bạn làm. Thay đổi tư duy lý thuyết trong công việc sang tư duy thực tế trong công việc bằng cách đầu tư thời gian vào đó, kết quả công việc của bạn sẽ hiệu quả hơn.

Toán học rất đơn giản. Nếu bạn sắp xếp dành 90% thời gian cho ba ưu tiên hàng đầu của mình, bạn chỉ có thể dành 10% thời gian cho mọi thứ khác, ít quan trọng, ít ưu tiên hơn. Có hai phần cho 10% này.

Đầu tiên, nó là 10%. Bạn khó có thể dành 100% thời gian cho việc ưu tiên hàng đầu của mình. Tại sao? Trong công việc, bạn luôn có một người tương đối quan trọng với bạn (người trong hội đồng quản trị, nhân viên bán hàng giỏi nhất tháng, hoặc khách hàng thân thiết), những người mà bạn nghĩ rằng mình cần chú ý họ đang quan tâm những gì. Tất nhiên là bạn nên làm như vậy. Hy vọng rằng, những gì họ quan tâm đã được bạn đưa vào danh sách ưu tiên hàng đầu trước đó. Nhưng nếu không phải như vậy, thì bạn cần dành thời gian để đáp ứng nhu cầu của họ. Nếu bạn chưa làm vậy, sẽ hết thời gian bạn dành cho những việc như đọc cuốn sách yêu thích, thư giãn hoặc làm ngủ nướng.

Thứ hai, nó chỉ là 10%. Hãy nghĩ về điều này. Nếu bạn làm việc 10 giờ một ngày, đó sẽ là 1 giờ. Điều đó có nghĩa là bạn phải giải quyết các ưu tiên từ số 4 đến 100…, tất cả công việc hành chính và những thứ người khác gây xao nhãng cộng lại trong một giờ mỗi ngày. Tất nhiên, bạn vẫn có thể làm những điều này nếu bạn chọn làm như vậy bằng cách áp dụng nghệ thuật phân công. Bạn nên làm điều đó.

Tóm lại, quy tắc quản lý thời gian 40-30-20-10 là bạn nên dành thời gian tập trung hơn vào những gì quan trọng nhất và bớt thời gian cho những gì chưa quan trọng, cần thiết.